Inetum intègre, en partenariat avec SAP, la solution SAP Concur chez Symington Family Estates

Expérimentée dans les projets d'implémentation de Concur Expense et son intégration avec l' ERP SAP S/4HANA, Inetum, ESN et leader du marché dans l'implémentation de solutions SAP, a franchi une nouvelle étape dans le domaine des solutions métiers de gestion des dépenses.

Travaillant en étroite collaboration depuis plus de deux décennies, Inetum et SAP , l'un des principaux producteurs mondiaux de logiciels de gestion des processus métier, ont eu l'opportunité de mener à bien leur dernier projet de mise en œuvre de Concur Expense avec l'intégration avec SAP S/4HANA chez Symington Family Domaines.

Le projet, qui a débuté en janvier 2022 et a été mis en service en juillet, a fourni à tous les employés de Symington une nette simplification des processus de gestion des dépenses quotidiennes : enregistrement et remboursement plus faciles, automatisation et rapidité supérieures, et procédures plus claires et plus transparentes. Les solutions SAP Concur intègrent des données qui aident les organisations à gérer les dépenses des employés de bout en bout. De cette manière, il est possible d'améliorer la visibilité des transactions et d'optimiser le respect des politiques, ce qui se traduit par une expérience plus intuitive pour l'employé.

Selon Manuela Caldeira, Head of IT chez Symington, ce partenariat est né du besoin de créer des procédures internes simplifiées : « L'entreprise avait un processus lourd pour gérer les frais de déplacement et recherchait un outil numérique agile qui réduirait le temps d'entrée. les comptes en compte. . L'engagement envers les solutions Inetum et SAP était la bonne initiative pour élever l'efficacité de ce processus interne à un autre niveau. Grâce à SAP Concur, nous avons réussi à disposer d'une solution numérique robuste, favorisant une plus grande efficacité commerciale dans la gestion des dépenses. Nous sommes convaincus qu'il s'agissait d'un tournant crucial et que le travail administratif – manuel et sujet aux erreurs – sera optimisé, permettant ainsi à l'ensemble du processus d'être extrêmement rapide », ajoute-t-il.

Capitalisant sur la puissance de l'intelligence artificielle, les employés peuvent désormais profiter de la facilité de saisie numérique des dépenses, appliquée à la lecture des reçus. Ceci est réalisé en automatisant la majeure partie du processus et en répondant conformément aux exigences légales du Portugal, telles que la certification des reçus des dépenses en vue de SAF-T PT. Toujours dans le backoffice — gestion, analyse et comptabilité — tout le processus est désormais simplifié, fini les « feuilles Excel ».

Francisco Febrero, Group Corporate VP, CEO SAP BL & Head of Portugal chez Inetum, déclare qu'« il s'agissait d'un projet stimulant et extrêmement pertinent pour toutes les équipes impliquées, qui l'ont adopté avec beaucoup d'enthousiasme ». Avec le changement de paradigme vers le numérique, « il est très important que les directions financières des entreprises disposent d'outils capables d'améliorer leur efficacité opérationnelle. Savoir Inetum peut contribuer à cette possibilité est vraiment gratifiant et confirme, une fois de plus, la valeur que notre entreprise apporte à nos clients grâce à l'amélioration continue de ses processus et services ».

SAP commente également la satisfaction de faire partie de ce projet, soulignant « cette solution est, sans aucun doute, une valeur ajoutée pour toutes les entreprises, d'autant plus dans un contexte de reprise de la mobilité des entreprises après le processus pandémique que nous vivons. Il est essentiel de rendre les processus commerciaux de plus en plus simples et moins bureaucratiques, en tenant compte de l'impact environnemental des voyages et nous sommes convaincus que ce sera un partenariat qui s'étendra dans le temps, donnant à chacun une vision globale de ce qui se passe, de l'approbation des voyages d'affaires, en les réservant jusqu'au remboursement des dépenses respectives, en plus de faciliter l'ensemble du processus pour l'employé, en termes de gestion des factures/reçus et de leur dématérialisation pour l'entreprise. C'est un chemin qui a commencé avec beaucoup de succès et dont nous sommes fiers de faire partie intégrante.

La mise en œuvre du projet s'est appuyée sur la collaboration d'éléments des équipes SAP, y compris l'équipe SAP Concur en République tchèque, de Symington Family Estates et d' Inetum, ayant rencontré des difficultés, car cela impliquait la connexion avec des systèmes non SAP, notamment avec le système CRM, nécessitant une comptabilité en CO-PA. C'est dans le système CRM que résident les données commerciales et marketing essentielles dans la comptabilisation des dépenses, c'est pourquoi il était essentiel de garantir que la nouvelle installation serait réalisée de manière à protéger ces informations.

Pérenniser l'entreprise - une plate-forme unique et véritablement ouverte qui englobe l'écosystème

La plate-forme connectée de SAP Concur offre une excellente expérience utilisateur mobile, par exemple en établissant une connexion directe avec l'agence de voyage parmi d'autres fournisseurs de différents services. Les reçus/factures électroniques existants, à travers le vaste réseau de fournisseurs et de partenaires SAP Concur, remplissent automatiquement les notes de frais. Ces supports, sur papier, s'associent facilement à l'aide de la caméra mobile et de l'application Concur, qui dispose également d'un lecteur de reconnaissance de caractères (OCR) pour accélérer la saisie des données et permettre la dématérialisation du papier, rendant plus obligatoire le fichier physique du même.