In Luik zorgt Microsoft Dynamics 365 F&O voor een robuust en efficiënt financieel beheer van de stad

Deze transformatie bracht alle financiële processen van de stadsdiensten samen in één softwareoplossing. Naast het opzetten van boekhoudprocedures in lijn met de regelgeving voor de publieke sector, opent deze modernisering ook de deur naar een bredere evolutie van andere administratieve processen.

De modernisering van boekhoudkundige en budgettaire diensten is een strategische uitdaging voor lokale overheden. De stad Luik zette in 2021 een belangrijke stap door haar oude mainframe-systeem te vervangen door een flexibelere en krachtigere oplossing. Dit ambitieuze project, uitgevoerd met de expertise van Inetum, leidde tot meer efficiëntie in de interne processen en een grotere financiële transparantie binnen de organisatie.

Een structureel project voor de stad dankzij Microsoft Dynamics 365 F&O 

Het verouderde systeem – duur in onderhoud en niet aangepast aan moderne technologie – leidde ertoe dat Luik een beroep deed op Microsoft en Inetum voor haar digitale transformatie. Er ontstond een hecht partnerschap tussen de drie partijen, waarbij ieders sterktes werden benut. De stad bracht haar inhoudelijke expertise en ervaring met veranderbeheer in, terwijl Inetum een centrale rol speelde in het ontwerp en de implementatie van Microsoft Dynamics 365 F&O, afgestemd op de behoeften van publieke instellingen. Inetum leverde zijn knowhow op vlak van systeemintegratie en automatisering van financiële processen als aanvulling op de technologie van Microsoft.

Dankzij Inetums tussenkomst werden de financiële beheertools gemoderniseerd. Eén van de belangrijkste verbeteringen was de unificatie van verschillende systemen en processen in één oplossing. “Voorheen werd de factuurverwerking apart afgehandeld en gebeurde het beheer van bestelbonnen op papier. Medewerkers moesten verschillende toepassingen gebruiken. Die centralisatie is essentieel: het vermindert handmatige input en verkleint de kans op fouten,” legt Thierry Antorino, consultant bij Inetum, uit. Bovendien is de samenhang tussen de algemene en budgettaire boekhouding nu ingebouwd in het systeem, wat bij het oude mainframe niet het geval was en tot fouten leidde.

Elke stadsdienst beschikt voortaan over een realtime zicht op zijn budget, wat de besluitvorming en opvolging van de lokale financiën aanzienlijk vereenvoudigt.

Automatisering en optimalisatie van processen  

Inetum heeft ook de kernfunctionaliteiten van Dynamics 365 aangepast en geautomatiseerd om tegemoet te komen aan de noden van de stad Luik en lokale besturen in het algemeen. Dat heeft de werklast van de medewerkers verlicht. Enkele belangrijke realisaties:

• Integratie en verwerking van bankuittreksels (CODA): Maakt de verwerking van betalingen eenvoudiger. Vandaag wordt 80% van de betalingen automatisch verwerkt volgens de regels voor afpunting in de publieke sector, ook bij aanmaningen;

• Digitalisering van bestelbonnen en facturen: Zorgt voor een betere opvolging en traceerbaarheid van transacties met leveranciers;

• "We hebben de loonboekingen geautomatiseerd in samenhang met de budgetcontrole," vervolgt Thierry Antorino.

• Extra ontwikkelingen tijdens het project maken het mogelijk om waardeloze vorderingen en oninbare bedragen correct en automatisch te verwerken, inclusief budgetcontrole, goedkeuringen en eventuele terugbetalingen.

Dankzij de koppeling van Microsoft Dynamics 365 F&O met het systeem voor inkomstenbeheer van de stad Luik kunnen boekhoudkundige verwerking en invordering rechtstreeks binnen het Microsoft-platform plaatsvinden.