Hubtobee Flex

Hubtobee Flex

Innovation au quotidien

Historiquement, les crises ont inspiré les changements les plus significatifs de notre mode de vie et de travail. La pandémie de COVID-19 a contraint les entreprises à s'adapter au télétravail, mais a également mis en évidence comment un espace de travail flexible peut bénéficier à la fois à l'entreprise et à ses employés. Découvrez notre nouvel outil numérique qui peut atténuer les défis et promouvoir les avantages d'un bureau flexible tout en facilitant la connexion de vos employés.​ ​

Télétravail ou hybridation de l'organisation : 3 enjeux clés !​

Une solution complète vous permettant de répondre aux 3 enjeux d'une organisation hybride​

L’organisation hybride pose de nouveaux enjeux : ​

  • Qui sera au bureau demain ?​
  • Où mes collègues seront-ils assis ?​
  • Quel est le meilleur moment pour les rencontrer ?​

La solution Hubtobee Flex propose un calendrier partagé où tous les employés peuvent gérer et déclarer leur horaire de travail pour chaque jour de la semaine. Le système de communautés personnalisées permet à chacun de choisir comment il souhaite partager l'information et facilite ainsi l'organisation des équipes en fonction de ses besoins pour travailler en face à face.​ ​

Hubtobee Flex vous permet d'organiser le travail d'équipe en fonction des besoins communs des employés.​ ​

L’organisation hybride ne doit pas surcharger le management avec de nouvelles tâches de contrôle ou de supervision : ​

  • Qui est assis où ?​
  • Les règles sanitaires concernant le taux d'occupation sont-elles respectées ?​
  • Les équipes sont-elles organisées conformément à la politique de l'entreprise ?​

Hubtobee Flex propose un ensemble de fonctionnalités pour aider la direction à gérer une organisation flexible :

  • Définir et respecter la politique de l'entreprise pour encadrer la planification du personnel.​
  • Approuver le workflow pour vérifier et confirmer la réponse aux besoins opérationnels.
  • Tableaux de bord et indicateurs d'analyse.​

Hubtobee Flex intègre les besoins métiers pour une organisation collective plus efficace.

L’organisation hybride conduit à un nouveau rapport à l’espace : ​

  • Quel devrait être le taux d'occupation du site dans les prochaines semaines ?​
  • Quel est le taux d'occupation réel des espaces de travail ?​
  • Faut-il maintenir le nombre de postes de travail ?​ ​

Ce nouveau rapport à l'espace peut passer par le déploiement d'une démarche de Hot Desking pour tout ou partie des collaborateurs. Avec Hubtobee Flex, les actifs sont décomposés en espaces de travail et salles de réunion. Intégrées au calendrier des employés, ces ressources deviennent réservables et utilisables selon les besoins et les disponibilités. La déclaration manuelle d'utilisation des ressources et l'installation de capteurs intelligents permettent de partager une vue complète sur l'utilisation et la situation des différents espaces.​ ​

Hubtobee Flex intègre l'espace dans l'organisation collective pour une meilleure optimisation.

Une solution unique pour l'hybridation du travail et l'optimisation de l'espace​

Simplifiez l'organisation quotidienne du télétravail.​

Hubtobee Flex s'appuie sur les données existantes de votre système d'information Ressources Humaines.​

Basés sur votre outil de gestion de parc ou créés dans Hubtobee Flex, vos espaces de travail prennent vie et deviennent une composante de votre organisation quotidienne.

Modéliser la politique de l'entreprise en matière de télétravail, définir des contraintes d'équipe spécifiques, autoriser l'accès aux lieux de travail... Hubtobee Flex vous permet de modéliser l'ensemble des règles qui définiront votre organisation hybride et flexible.

De la planification prévisionnelle à la réservation d'une salle de réunion, Hubtobee Flex propose une interface dédiée aux collaborateurs. En version Desk et/ou mobile, Hubtobee accompagne vos collaborateurs tout au long de leur journée.​

La solution Hubtobee intègre des capteurs de présence pour faciliter le quotidien des collaborateurs, identifier les écarts ou anomalies, et optimiser l'utilisation de l'espace. Les journaux de supervision et d'événements deviennent de riches sources d'informations.​

La solution Hubtobee Flex fournit des tableaux de bord et des statistiques aux différents services concernés.​

Pour les Ressources Humaines : suivi des politiques de l'entreprise à travers les prévisions, la situation réelle et les écarts, ​

Pour le Facility Management : utilisation prévisionnelle et réelle de l'espace, pistes d'optimisation.​

Une mine d'informations pour soutenir et accompagner cette nouvelle organisation du travail.​ ​

Hubtobee Flex est accessible à tout moment et n'importe où. L'approche Cloud vous permet d'oublier les détails techniques et de vous concentrer sur votre organisation. Vos données sont uniques ! Elles sont stockées en France et dans un espace sécurisé qui vous est entièrement dédié.

De l'accompagnement des utilisateurs à la configuration des parcours utilisateurs, l'équipe Services est là pour vous accompagner tout au long de votre projet. Notre approche projet s'inspire des approches agiles avec des cycles courts pour vous permettre de prendre rapidement en main les différents modules..​.

La réponse à tous vos besoins de travail hybride

En fournissant des modules fonctionnels qui peuvent être configurés pour répondre aux besoins des 3 dimensions principales d'un lieu de travail flexible

Hubtobee Flex propose 3 modules fonctionnels (Collaboratif, Management, RH) pour :

  • Favoriser l'intelligence collective en facilitant les interactions spontanées entre collaborateurs.
  • Avoir une vision à 360° de la présence des collaborateurs et des usages des espaces de bureaux.
  • Améliorer la qualité de vie au travail.
  • Gagnez du temps et économisez de l'argent sur l'espace de bureau et l'entretien.

Business Model

Hubtobee Flex se décline en 3 packages selon le niveau d'hybridation. Chaque forfait peut être adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise. Le coût final dépendra du progiciel, du nombre d'employés et des intégrations requises.

  • Calendrier de présence partagé

  • Communautés

  • Gestion d'équipe

  • Intégration des politiques de la FMH

  • KPI (tableaux de bord, reporting, données)

  • Sessions de formation (Admin, Managers)

  • Formation et assistance aux utilisateurs

Toutes les fonctionnalités du travail à domicile, plus :

  • Réservations d'espaces (postes de travail, salles de réunion, parking)
  • Réservation de repas dans les restaurants d'entreprise (aspect logistique & social)

Toutes les fonctionnalités de travail hybride, plus :

  • Covoiturage et covoiturage
  • Calendrier des voyages d'affaires (intégrations avec GDS, OBT, agences de voyages)

Hubtobee

Travail Hybride Maitrisé

Hubtobee Flex, une plateforme collaborative de télétravail et flex office conçue pour établir un modèle d’organisation hybride très efficace.

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Partenaires

Née d'un partenariat technologique fort entre Inetum et Hubtobee, une startup française spécialisée dans l'intelligence collective, Hubtobee Flex est une solution simple qui répond aux nouveaux besoins des entreprises nés de l'évolution rapide des méthodes de travail qui combinent le travail en présentiel et à distance, ainsi que la mobilité.